船代信息管理系統

船舶代理是指船舶代理機構或代理人接受船舶所有人、船舶經營人、承租人或貨主 的委托，在授權范圍內代表委托人辦理與在港船舶有關的業務、提供有關的服務或完成 與在港船舶有關的其他經濟法律行為的代理行為。而接受委托人的授權，代表委托人辦 理與在港船舶有關的業務和服務，并進行與在港船舶有關的其他經濟法律行為的法人和 公民，則是船舶代理人。

由于船舶代理業務的內容非常廣泛，作業流程復雜，涉及繁多的單證、報表，借助 船代信息管理系統不僅可以提高工作效率，而且還能夠避免出現錯誤及不必要的損失。 下面以深圳泛華訊電腦技術有限公司的產品——船舶代理管理信息系統介紹一下該系統 的主要功能。

船舶代理管理信息系統主要包括六個子系統及必不可少的財務系統接口，其中六個 子業務系統分別為船務信息管理系統、航次信息管理系統、出口單證系統、出口運費系 統、進口單證系統、集裝箱管理統。

(1)船務信息管理系統。

船務管理是船舶代理業務的核心業務。

船務管理作業流程：

船務信息管理系統是對船舶的進出口申報、船舶委托方、船舶裝卸貨、船舶的各種 動態、船舶基礎資料及有關船舶的各種數據進行管理的綜合信息管理系統。在實務操作 中船務管理業務的作業流程如圖所示。

1)船舶資料管理及委托方管理。

①登記、管理委托方基本信息、資料；

②登記、管理船舶規范、船舶基本資料；

③登記預抵船舶的船名、航次、船舶所載貨物信息、船 舶委托方。

2)委托確認。

對委托單位的船務委托信息進行確認，可采用G-mail 和Fax兩種方式來做委托確認單Q

3)船舶計劃調度。

登記需靠泊的船舶資料，如船舶基本航次信息、船員資 料、備用金額等，并實時調度其當前船舶狀態（預抵、錨 地、靠泊、離港）。

4)制作到港申報單。

制作到港申報單包括兩種情況：

①根據靠泊船舶資料生成各種申報單據，如進出口申請書、貨物申報單、船員申報 單、船用物品申報單、危險品申報單等。

②向委托方生成并發送通知單，如到港電、靠泊電、船舶通知書等。

5)船舶報表。

船舶報表有以下兩種：

①船舶動態表：根據當前船舶狀態，按照錨地、靠泊等狀態生成在港船舶動態報表。

②裝卸貨通知單：根據船名、航次向委托方發送裝卸貨通知單，辦理相關手續及 作業。

(2)航次結算系統。

航次結算系統是船舶代理企業進行船舶往來費用分配、船舶費用輸入、船舶代理費 和雜費制作、船舶使用費結賬及賬單打印和相關查詢的管理信息子系統，主要功能包括 以下兩點。

①船期模塊。將船務系統有關船名、航次數據引人到本系統，并可以修改相關數據， 這些數據是制作各種賬單的主要依據。

②結算模塊。針對航次結算業務，進行各種錄入使用費用、制作憑證、制作賬單等 操作，包括按船名、航次錄費用，按收費方錄費用，批費用匯總打印，制作憑證，制作 代理費賬單，制作雜費賬單，制作航次賬單，航次賬單管理，預收船舶備用金錄人，港 口使用費用估算等。

(3)出口單證系統。

出口單證系統是用于處理海運代理出口單證業務的軟件系統，對海運代理業務中可能發生的各種出口單證業務情況進行處理。出口單證的主要功能模塊如下。

①船期模塊。用戶可以對船期表各項的內容進行數據錄入、修改、刪除、查詢和打 印等操作。該模塊對船代碼、離港時間等數據進行校驗，并支持多承運人的海運操作

模式。

②單證模塊。用戶可以針對業務進行各種單證操作，包括對委托單的操作，瀏覽訂 艙數據，進行整箱或拼箱操作，按提單號錄入海運費用，按船名、航次將某票提單退關 或轉儲，將兩個船名、航次間的提單相互轉換重新配載，錄人某船名、航次的中轉信息， 編輯、打印和管理電放提單信息，導入EDI報文，導入訂艙報文，導入裝箱報文、處理 傳圖報文等。

(4)出口運費系統。

出口運費系統是針對出口貨物運費結算業務而編制的。系統可以實現與賬務處理系 統平滑接口，同時提供了多種操作方法，出口運費系統的主要功能模塊如下。

①船期模塊。用戶可以對船期表各項的內容進行數據錄入、修改、刪除、查詢和打 印等操作。在船期表中輸入船期的基本信息，包括船名、航次、航線、預抵時間、抵港 時間、離港時間等，在此可輸入此航次下的委托方信息。

②費用模塊。用戶可針對業務進行各種費用的錄入、審核并生成發票及進行發票管 理和控制，還可以進行發票費用核收、應收賬齡分析并根據發票信息生成財務接口數據， 而且可以進行手工發票管理。

(5)進口單證系統。

進口單證系統軟件可完成提貨單數據（包括托運信息、貨物信息、裝箱信息、運費 信息等）的錄入、修改，可記錄催提、放提等情況，可打印到貨通知書、提貨單、提單、 艙單等報表并可按各種條件查詢系統信息。該系統設有靈活的報表格式調整功能，無限 級的權限設置。進口單證系統的主要功能模塊如下。

①船期模塊。用戶可以對船期表各項的內容進行數據錄人、修改、刪除、查詢和打 印等操作。船期模塊包括登記船名、航次、預抵時間、抵港時間、離港時間、承運人等 數據。

②單證模塊。用戶可以針對業務進行各種單證操作，包括對提貨單的操作，對裝箱 情況、到付運費、催提情況、放提情況的操作，對進口船圖進行管理，進行校驗數據， 生成理貨船圖等操作。

(6)集裝箱管理系統。

集裝箱管理系統是一個對不同船公司、不同集裝箱公司箱體動態進行跟蹤的管理系 統。從卸船動態開始，到拆箱、轉移堆場、重新裝箱、裝船，最后又到卸船，形成循環 往復的過程。該系統的主要功能是對本地的業務管理進行強化處理，提供方便快捷的查 詢和數據豐富的報表；直接制作和打印設備交接單和滯期費；從進出口單證和堆場報文 中直接導人數據，極大地減少了用戶輸入的數據量，同時提高了數據的準確性，對不同 用戶實現權限管理，利于多用戶分工操作。集裝箱管理系統的主要功能如下。

①動態處理模塊。在此菜單項下，可進行船名航次登記、動態批量輸入、動態單箱 輸入、多箱動態修改刪除、當前歷史動態轉換等處理。

②費用模塊。對滯期費計算以及對滯期費查詢。

③通信模塊。進口單證數據轉入，出口單證數據轉入，堆場數據轉入。

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